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    Microsoft hat ein Benennungsproblem. Wer heute nach „Copilot” sucht, landet gleichzeitig bei einem kostenlosen Chatbot im Browser, einem KI-Assistenten in Word, einem Tool für Softwareentwickler und einer Plattform zum Bauen eigener Chatbots. Alles heißt Copilot — und das erklärt, warum viele Unternehmer nicht wissen, was sie eigentlich kaufen könnten oder schon längst nutzen sollten.

    Dieser Artikel löst die Verwirrung auf: fünf Varianten, klar voneinander getrennt, mit konkreter Einschätzung ob und für wen sie sinnvoll sind — für EPU, kleine Teams und Betriebe bis 100 Mitarbeitende.

    Warum die Verwirrung kein Zufall ist

    Microsoft hat den Begriff „Copilot” zur Dachmarke für alle KI-Produkte gemacht. Was ursprünglich ein einfacher KI-Assistent in Office-Apps war, ist heute ein Ökosystem aus fünf grundlegend verschiedenen Produkten — mit unterschiedlichen Zielgruppen, Preismodellen und technischen Voraussetzungen.

    Wer nicht unterscheidet, trifft schlechte Entscheidungen: entweder zahlt man für etwas, das man nicht braucht, oder man übersieht ein Tool, das den Alltag messbar entlasten würde.

    Hier sind die fünf Versionen — und was sie wirklich bedeuten.

    Version 1: Copilot Free (Browser, Windows, Bing)

    Was es ist

    Der kostenlose Copilot ist das, was die meisten Menschen zuerst antreffen: ein KI-Chatbot, erreichbar über copilot.microsoft.com, über die Suchmaschine Bing, über Microsoft Edge und als App für Windows, iOS und Android. Was früher als „Bing Chat” gestartet ist und kurzzeitig als „Windows Copilot” in der Taskleiste auftauchte, ist heute in einem einzigen kostenlosen Produkt zusammengefasst.

    Die KI dahinter ist GPT-5 von OpenAI — dieselbe Modellgeneration wie bei ChatGPT, ergänzt seit Januar 2026 um Claude-Modelle von Anthropic für gewerbliche Kunden.

    Was es kann

    Texte schreiben, Fragen beantworten, Websuche, Bilder generieren (DALL-E), einfache Dokumente zusammenfassen wenn sie manuell hochgeladen werden. Es funktioniert ohne Microsoft-Konto, ohne Software-Installation, ohne Voraussetzungen.

    Was es nicht kann

    Es greift nicht auf Ihre Firmendaten zu. Keine Verbindung zu Ihrem E-Mail-Postfach, kein Zugriff auf Ihre SharePoint-Dokumente, keine Teams-Integration. Es ist ein allgemeiner Chatbot — intelligent, aber ohne Kontext zu Ihrem Unternehmen.

    Kosten

    Kostenlos. Eine kostenpflichtige Version für Privatnutzer (Copilot Pro, ca. 22 €/Monat) schaltet Prioritätszugang zu neueren Modellen und eine rudimentäre Integration in Office frei — ist aber für Unternehmen nicht relevant.

    Wann sinnvoll

    Als kostenloser Einstieg in KI — für das Testen, für gelegentliche Textarbeit, für Recherchen. Nicht als Unternehmenstool. Wer bereits ChatGPT Free nutzt, braucht Copilot Free nicht zusätzlich. Einen detaillierten Vergleich der beiden Tools finden Sie in unserem Praxistest.

    Ideal für: Erstnutzer, Neugierige, Privatpersonen
    Nicht geeignet für: Jeden Unternehmenseinsatz mit internen Daten

    Version 2: Microsoft 365 Copilot Business (das KMU-Produkt)

    Was es ist

    Das ist die Version, über die in diesem Zusammenhang am meisten gesprochen werden sollte — und die die wenigsten KMU wirklich kennen. Microsoft 365 Copilot Business ist seit Dezember 2025 die dedizierte KI-Lösung für Unternehmen bis 300 Mitarbeitende. Sie ist als Add-on zu bestehenden M365-Lizenzen erhältlich und funktioniert als KI-Assistent direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams.

    Der entscheidende Unterschied zu Version 1: Copilot Business greift auf Ihre internen Unternehmensdaten zu — E-Mails, Kalenderdaten, SharePoint-Dokumente, Teams-Gespräche. Es kennt Ihr Unternehmen.

    Was es kann

    • Outlook: E-Mail-Verläufe zusammenfassen, Antworten vorschlagen, Prioritäten setzen
    • Teams: Meeting-Protokolle automatisch erstellen, Aufgaben extrahieren, Nachfragen zu verpassten Meetings beantworten
    • Word: Texte aus Stichwörtern generieren, Dokumente zusammenfassen, Entwürfe umformulieren
    • Excel: Formeln erklären, Pivot-Tabellen vorschlagen, Datentrends identifizieren
    • PowerPoint: Präsentationen aus bestehenden Dokumenten oder Stichworten erstellen

    Diese Anwendungsfälle funktionieren im Alltag, wenn die Voraussetzungen stimmen (dazu gleich mehr).

    Was es nicht kann

    Es spiegelt die Qualität Ihrer Datenbasis wider. Wer unstrukturierte Dateien in OneDrive hat, unbenannte Dokumente oder kaum SharePoint-Nutzung, wird von Copilot wenig profitieren. Es findet nur, was auffindbar ist.

    Kosten

    Copilot Business kostet aktuell ca. 18–20 € pro User und Monat (netto, Jahresabo) — zusätzlich zur bestehenden M365 Business Standard oder Business Premium Lizenz (ca. 12,50 €/User/Monat). Bis 30. Juni 2026 gilt ein Aktionsrabatt von 15 %, der automatisch angewendet wird.

    Gesamtkosten-Beispiel für 5 Mitarbeitende (mit bestehender M365 Business Standard Lizenz):

    • M365 Business Standard: 5 × 12,50 € = 62,50 €/Monat
    • Copilot Business Add-on: 5 × 18,20 € = 91,00 €/Monat
    • Gesamt: ca. 153 €/Monat für 5 User — oder rund 1.092 € im Jahr nur für den Copilot-Aufpreis

    Wichtig: Wer M365 noch nicht nutzt oder nur in der Basic-Version, muss zunächst upgraden. Copilot Business setzt mindestens M365 Business Standard voraus.

    Wann sinnvoll

    Wenn Teams, Outlook und SharePoint bereits aktiv genutzt werden — nicht nur als E-Mail-Programm, sondern wirklich als Kommunikations- und Ablageinfrastruktur. Die Investition rechnet sich, wenn Copilot mindestens 15–20 Minuten pro Mitarbeitendem und Tag einspart.

    Ideal für: Dienstleistungsunternehmen, Bürobetriebe, Teams mit hohem Kommunikationsaufwand, die M365 bereits aktiv nutzen
    Nicht geeignet für: EPU mit wenig internen Dokumenten, Handwerksbetriebe ohne digitale Prozesse, Betriebe ohne aktive M365-Nutzung

    Wichtiger Hinweis für Österreich: Die Daten verbleiben im M365-Tenant Ihres Unternehmens. Microsoft hat für M365-Kunden eine EU Data Boundary-Zusage — Ihre Daten werden in EU-Rechenzentren verarbeitet. Das vereinfacht die DSGVO-Dokumentation erheblich.

    Version 3: Microsoft 365 Copilot Enterprise

    Was es ist

    Funktional weitgehend identisch mit der Business-Version — mit dem Unterschied, dass sie für Unternehmen ab 300 Mitarbeitende konzipiert ist und zusätzliche Sicherheits-, Compliance- und Verwaltungsfunktionen mitbringt. Relevant ist außerdem, dass Copilot Studio in der Enterprise-Version ohne Einschränkungen genutzt werden kann (in der Business-Version ist es eingeschränkt verfügbar).

    Kosten

    Ca. 28–30 € pro User und Monat — zusätzlich zur M365 E3- oder E5-Lizenz.

    Wann relevant

    Für die meisten Betriebe bis 100 Mitarbeitende ist diese Version überdimensioniert. Wer in regulierten Branchen tätig ist (Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen) oder strenge Compliance-Anforderungen hat, sollte Enterprise evaluieren. Alle anderen sind mit Copilot Business besser bedient.

    Ideal für: Mittlere und große Unternehmen mit Compliance-Anforderungen, stark regulierte Branchen

    Version 4: Copilot Studio — eigene KI-Assistenten bauen

    Was es ist

    Copilot Studio ist das unterschätzteste Tool im Microsoft-Ökosystem — und gleichzeitig das am wenigsten verstandene. Es ist eine Low-Code-Plattform, mit der Unternehmen ohne Programmierkenntnisse eigene KI-Assistenten (sogenannte Agents) erstellen können.

    Ein Copilot Studio Agent kann auf der eigenen Website als Chatbot laufen, Kundenanfragen beantworten, Workflows in Power Automate auslösen, auf SharePoint-Dokumente zugreifen und direkt in Teams eingebettet werden. Die Plattform hat Zugriff auf über 1.500 Konnektoren zu externen Systemen.

    Konkrete Anwendungsfälle

    • Kunden-Chatbot auf der Firmenwebsite, der auf Basis der eigenen FAQ und Produktdaten antwortet
    • Interner HR-Assistent, der Mitarbeiterfragen zu Urlaubsregelungen, Prozessen oder internen Dokumenten beantwortet
    • Onboarding-Assistent für neue Mitarbeitende
    • Service-Bot für eine Branchenlösung, der Standardanfragen automatisch qualifiziert

    Das ist konzeptionell ähnlich wie Tools wie n8n mit OpenAI-Anbindung — aber in der Microsoft-Welt, mit grafischer Oberfläche und ohne Serverinfrastruktur.

    Kosten

    Copilot Studio wird separat lizenziert — entweder pro Benutzer (Ersteller der Agents) oder verbrauchsabhängig über Azure. Die Kosten variieren je nach Nutzungsintensität; für einfache Szenarien kann es im Rahmen bestehender M365-Lizenzen bereits eingeschränkt genutzt werden.

    Wann sinnvoll

    Wenn Sie einen wiederkehrenden, gut definierten Kommunikations- oder Serviceprozess haben, der sich automatisieren lässt. Nicht als erster Schritt — zuerst sollte der Basisfall (M365 Copilot) funktionieren. Copilot Studio ist der nächste Reifegrad.

    Ideal für: Unternehmen mit Kundenkommunikation, die standardisierbar ist; Betriebe, die bereits M365 nutzen und Automatisierungspotenzial erkannt haben
    Nicht geeignet für: Den Einstieg in KI, ohne klaren Prozessanwendungsfall

    Version 5: GitHub Copilot — für Entwicklerinnen und Entwickler

    Was es ist

    GitHub Copilot ist KI-Unterstützung direkt im Code-Editor. Es vervollständigt Code, schlägt ganze Funktionen vor, erklärt bestehenden Code, hilft bei der Fehlersuche und beherrscht seit 2025/2026 auch agentengesteuerte Multi-Datei-Bearbeitungen. Die Integration läuft direkt in VS Code, JetBrains, Visual Studio und anderen gängigen Entwicklungsumgebungen.

    GitHub Copilot unterstützt heute mehrere Modelle — neben GPT-5 auch Claude Sonnet und Gemini 2.5 Pro, zwischen denen Entwickler im Chat direkt wechseln können.

    Aktuelle Preisumstellung — wichtig für 2026

    Ab 1. Juni 2026 stellt GitHub das Abrechnungsmodell um: von Flatrate auf verbrauchsbasierte Abrechnung über sogenannte GitHub AI Credits (1 Credit = 0,01 USD). Die Grundpreise bleiben stabil:

    • Copilot Business: 19 USD/User/Monat als Basis
    • Copilot Enterprise: 39 USD/User/Monat

    Reine Code-Vervollständigung und Next-Edit-Suggestions verbrauchen keine Credits — wer Copilot primär als Schreib-Assistent nutzt, merkt wenig Unterschied. Wer agentische Workflows intensiv nutzt, sollte den Verbrauch im Blick behalten.

    Wann sinnvoll

    Wenn Ihr Unternehmen eigene Software entwickelt oder Entwicklerinnen und Entwickler im Team hat. Für Betriebe ohne technische Entwicklungsarbeit ist GitHub Copilot nicht relevant.

    Ideal für: Softwareunternehmen, Tech-Teams, Agenturen, alle die regelmäßig Code schreiben
    Nicht geeignet für: Unternehmen ohne Softwareentwicklung

    Die Übersicht: alle fünf auf einen Blick

    VersionZielgruppeZugangKosten (ca.)Kernnutzen
    Copilot FreeAlleBrowser, Windows, BingKostenlosAllgemeiner KI-Chat, kein Unternehmensdatenzugriff
    M365 Copilot BusinessKMU bis 300 MAM365 Apps~18–20 €/User/Monat (Add-on)KI in Word, Excel, Outlook, Teams — mit internen Daten
    M365 Copilot EnterpriseAb 300 MAM365 Apps~28–30 €/User/Monat (Add-on)Wie Business, plus erweiterte Compliance & Copilot Studio
    Copilot StudioProzessautomatisiererLow-Code-PlattformSeparat lizenziert (verbrauchsabhängig)Eigene KI-Agenten und Chatbots bauen
    GitHub CopilotEntwicklerCode-Editor~19 USD/User/Monat (Business)KI-Unterstützung beim Programmieren

    Was das für Ihren Betrieb bedeutet — direkte Einschätzung

    Sie sind EPU oder Freelancer

    Beginnen Sie mit Copilot Free oder ChatGPT Free, um ein Gefühl für KI-Assistenz zu entwickeln. Wenn Sie aktiv M365 nutzen, lohnt es sich zu prüfen, ob ein einzelnes Copilot Business Add-on Ihre tägliche Arbeit spürbar entlastet — vor allem für E-Mail-Aufbereitung und Dokumentenarbeit. Kosten: ca. 18–20 €/Monat zusätzlich.

    Kleinbetrieb, 2–10 Mitarbeitende

    Die entscheidende Frage ist nicht „welcher Copilot”, sondern: Nutzen Sie M365 wirklich aktiv — Teams für interne Kommunikation, SharePoint für Dokumente, Outlook täglich? Wenn ja, ist Copilot Business der logische nächste Schritt. Wenn nein, ist ChatGPT Team (ca. 28 €/User/Monat) der einfachere Einstieg ohne Microsoft-Voraussetzungen.

    Team von 10–50 Mitarbeitenden

    Wenn M365 der Kern Ihrer IT-Infrastruktur ist, rechnet sich Copilot Business. Ob Ihr Unternehmen wirklich bereit ist, klären wir im Bereitschafts-Check. Kalkulieren Sie realistisch: Spart es jeder Person mindestens 20 Minuten pro Tag? Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 25–35 € entspricht das bereits einem Mehrfachen der Lizenzkosten pro Monat.

    Wichtig: Führen Sie Copilot pilotartig ein — 5–10 Personen mit klar definierten Anwendungsfällen, bevor Sie es breit ausrollen.

    Betrieb, 50–100 Mitarbeitende

    Hier beginnt es interessant zu werden. M365 Copilot Business bleibt die richtige Lizenzwahl. Parallel dazu wird Copilot Studio relevant: Wenn es wiederkehrende Kundenkommunikation gibt, die standardisiert werden kann, oder interne Prozesse mit hohem manuellem Aufwand, ist ein eigener Agent der nächste Schritt — gebaut ohne Programmierkenntnisse, wartbar intern.

    Was viele KMU übersehen

    Copilot Business ist seit Dezember 2025 ohne Mindestabnahmemenge erhältlich — eine Einzellizenz ist möglich. Das war bis 2024 anders: Damals war Copilot nur für Enterprise-Kunden mit Mindestabnahme von 300 Lizenzen zugänglich. Diese Einstiegshürde ist gefallen.

    Das bedeutet: Ein Kleinbetrieb kann heute drei Personen mit Copilot ausstatten, ohne den gesamten Betrieb umrüsten zu müssen. Pilotprojekte sind damit erstmals wirtschaftlich sinnvoll.

    Die ehrliche Einschätzung

    Copilot Business ist kein Selbstläufer. Es entfaltet seinen Nutzen erst, wenn zwei Grundbedingungen erfüllt sind: aktive M365-Nutzung im Alltag und eine halbwegs strukturierte interne Datenlage. Wer Dokumente unbenannt in OneDrive ablegt oder SharePoint nie eingerichtet hat, wird von Copilot wenig profitieren — die KI findet nur, was strukturiert abgelegt ist.

    GitHub Copilot ist für Betriebe ohne Softwareentwicklung schlicht irrelevant — unabhängig davon, wie viel darüber geschrieben wird.

    Copilot Studio ist das Werkzeug mit dem höchsten ungenutzten Potenzial für KMU, die Kundenkommunikation automatisieren wollen — aber es ist kein Einstiegspunkt, sondern ein zweiter Schritt.

    Copilot Free ist ein sinnvoller, kostenloser Einstieg — aber wer ernsthaft mit KI im Unternehmen arbeiten will, stößt schnell an seine Grenzen.

    FAQ

    Brauche ich M365 für Copilot?
    Für M365 Copilot Business und Enterprise: ja. Mindestvoraussetzung ist M365 Business Standard (ca. 12,50 €/User/Monat). Copilot Free und GitHub Copilot sind unabhängig von M365.

    Was ist der Unterschied zwischen Copilot Free und M365 Copilot Business?
    Copilot Free ist ein allgemeiner KI-Chatbot ohne Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten. M365 Copilot Business kennt Ihre E-Mails, Dokumente, Teams-Gespräche und Kalender — und arbeitet direkt in Ihren Office-Apps.

    Ist Copilot Studio für KMU ohne IT-Abteilung realistisch?
    Einfache Szenarien — ein Website-Chatbot auf Basis einer FAQ, ein interner Assistent für ein Handbuch — sind ohne Programmierkenntnisse umsetzbar. Komplexe Integrationen in externe Systeme erfordern technische Unterstützung.

    Was passiert mit meinen Daten bei Copilot?
    Bei M365 Copilot (Business und Enterprise) bleiben Daten im M365-Tenant des Unternehmens. Microsoft hat eine EU Data Boundary-Zusage für M365-Kunden — Verarbeitung in EU-Rechenzentren. Das vereinfacht die DSGVO-Dokumentation erheblich. Für eine verbindliche Einschätzung gilt: kein Artikel ersetzt einen Datenschutzbeauftragten. Mehr zur DSGVO-konformen KI-Nutzung finden Sie in unserem Leitfaden.

    Was wurde aus „Windows Copilot” und „Bing Copilot”?
    Beide sind in der heutigen kostenlosen Copilot-App aufgegangen. Was früher separate Produkte waren, ist heute eine einheitliche Erfahrung über Bing, Edge, Windows und die Copilot-App — ohne eigenständige Produktnamen.

    Nächste Schritte

    Welche Lizenz passt zu Ihrer aktuellen M365-Umgebung — und lohnt sich der Copilot-Aufpreis für Ihren konkreten Fall? Das klären wir in 30 Minuten.

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