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    Sie nutzen Office 365, jemand im Team hat ChatGPT auf dem Handy — und nun sollen Sie entscheiden, welches Tool Ihr Unternehmen wirklich voranbringt. Die Antwort hängt weniger von den Features ab als von Ihrer aktuellen IT-Situation, Ihrem Budget und davon, wie konsequent Ihr Team ein neues Werkzeug auch wirklich nutzen wird.

    Dieser Artikel gibt keine universelle Empfehlung, sondern eine für Ihre spezifische Ausgangslage. Sie erfahren, was die Tools unter österreichischem Recht bedeuten, was sie im Jahresvergleich kosten und welches für welchen Betriebstyp sinnvoller ist — ohne Werbung für einen der Anbieter.

    Was die beiden Tools grundsätzlich unterscheidet

    Microsoft Copilot ist kein eigenständiges KI-Tool — es ist ein Assistent, der tief im Microsoft-Ökosystem verankert ist. Er arbeitet in Word, Excel, Outlook, Teams und SharePoint und greift dabei auf Ihre eigenen Unternehmensdaten zurück. ChatGPT ist ein universelles Konversations- und Generierungstool, das unabhängig von Ihrer bestehenden Software funktioniert.

    Der entscheidende Unterschied: Copilot setzt eine aktiv genutzte M365-Lizenz voraus und entfaltet seinen Nutzen erst dann, wenn Ihre internen Strukturen — Dokumente, E-Mails, SharePoint — gepflegt und zugänglich sind. ChatGPT können Sie sofort nutzen, mit oder ohne Microsoft.

    Für wen ist dieser Abschnitt besonders relevant? KMU, die noch kein M365 haben oder es nur als E-Mail-Programm verwenden, sollten hier besonders aufmerksam lesen. Wer bereits aktiv mit Teams, SharePoint und Outlook arbeitet, findet weiter unten eine konkrete Empfehlung.

    Microsoft Copilot — was ist genau gemeint?

    Der Begriff „Copilot“ ist derzeit verwirrend, weil Microsoft ihn für mehrere Produkte verwendet. Es gibt Copilot im Browser (kostenlos), Copilot in Windows (kostenlos, in Windows 11 integriert) und Microsoft 365 Copilot, das kostenpflichtige Business-Produkt für Unternehmen.

    Wenn in diesem Artikel von Copilot die Rede ist, geht es ausschließlich um M365 Copilot: die Version, die in Word, Excel, Outlook und Teams integriert ist und auf Ihre internen Unternehmensdaten zugreift. Der Preis liegt aktuell bei ca. 30 Euro pro User und Monat — zusätzlich zur bestehenden M365-Lizenz.

    Eine Übersicht, was vor der Einführung geprüft werden sollte, liefert die Copilot-Checkliste.

    ChatGPT — welche Version für Unternehmen?

    OpenAI bietet vier Varianten an: Free, Plus, Team und Enterprise. Für den Unternehmenseinsatz in einem KMU sind realistisch zwei davon relevant:

    • ChatGPT Plus: 20 USD/User/Monat, für Einzelnutzer, kein Mindestabo
    • ChatGPT Team: ca. 30 USD/User/Monat, mind. 2 User, mit Datenschutz-Opt-out (Daten werden nicht für Training verwendet) und eigenem Workspace

    Beide Varianten laufen auf GPT-4o, unterstützen Custom GPTs und die Analyse von Dateien und Daten. Enterprise ist für KMU mit unter 50 Mitarbeitenden in aller Regel überdimensioniert und deutlich teurer.

    Kosten im direkten Vergleich — was zahlt ein österreichisches KMU wirklich?

    Bei Copilot ist zu beachten: Die Lizenz funktioniert nur mit M365 Business Standard oder höher (ca. 12,50 Euro/User/Monat). Wer bereits M365 nutzt, muss diese Kosten einrechnen. ChatGPT-Preise sind in USD angegeben — der aktuelle EUR/USD-Kurs sollte bei der Kalkulation berücksichtigt werden.

    AnbieterPreis/User/MonatMindestnutzerVoraussetzungJahreskosten (5 User, in EUR ca.)
    Copilot M365~30 €1M365 Business Standard~1.800 € (nur Copilot-Aufpreis)
    ChatGPT Team~28 € (ca. 30 USD)2—~1.680 €
    ChatGPT Plus~18 € (ca. 20 USD)1 (Einzeln)—~1.080 € (1 User/Jahr)

    Einzelunternehmer (EPU): ChatGPT Plus ist hier die günstigste sinnvolle Option — ca. 18 Euro/Monat, keine Mindestnutzerzahl, kein Microsoft-Abo nötig. Copilot rechnet sich für EPUs in den seltensten Fällen.

    Kleinbetrieb mit 5 Nutzern: Wenn bereits M365 vorhanden ist, liegt der Copilot-Aufpreis bei rund 1.800 Euro/Jahr. ChatGPT Team kommt auf ähnliche Kosten, erfordert aber keine bestehende M365-Infrastruktur. Wer M365 neu anschaffen müsste, zahlt mit Copilot deutlich mehr.

    Mittlerer Betrieb mit 20 Nutzern: Hier beginnt Copilot erst dann wirtschaftlich zu sein, wenn das Team M365 wirklich aktiv nutzt — Teams-Meetings, SharePoint-Dokumente, Outlook. Andernfalls zahlen Sie 7.200 Euro/Jahr für ein Tool, das im Wesentlichen die Textvorschläge in Outlook verbessert.

    Beide Lösungen sind als Betriebsausgaben absetzbar — für Details zur steuerlichen Behandlung empfiehlt sich die Rücksprache mit dem Steuerberater.

    Datenschutz & Recht — was österreichische KMU konkret wissen müssen

    Österreich unterliegt der DSGVO sowie dem nationalen Datenschutzgesetz (DSG 2018). Die zuständige Aufsichtsbehörde ist die Datenschutzbehörde (DSB) in Wien. Nach aktueller Rechtslage gilt: Wer KI-Tools einsetzt, die Kundendaten verarbeiten, muss das im Verarbeitungsverzeichnis dokumentieren — das ist Pflicht.

    Einen umfassenderen Überblick dazu liefert der Artikel DSGVO & ChatGPT im Unternehmen sowie der Leitfaden KI DSGVO-konform einsetzen.

    Microsoft Copilot: Die Daten bleiben im M365-Tenant Ihres Unternehmens. Microsoft hat ein Data Processing Agreement (DPA) und eine EU Data Boundary-Zusage für M365-Kunden unterzeichnet, d. h. Ihre Daten werden in EU-Rechenzentren verarbeitet. Das vereinfacht die datenschutzrechtliche Dokumentation erheblich, wenn Sie bereits M365 nutzen.

    ChatGPT Team/Enterprise: Bei ChatGPT Team werden Daten standardmäßig nicht für das Training verwendet — das ist ein wichtiger Unterschied zu Free und Plus. Die Server stehen jedoch überwiegend in den USA. Das bedeutet: Nach aktueller Rechtslage brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und müssen sicherstellen, dass Standard Contractual Clauses (SCCs) abgeschlossen sind. OpenAI bietet das an, aber der Dokumentationsaufwand ist höher als bei Copilot.

    Praktische Einschätzung: Für österreichische KMU, die bereits M365 nutzen, ist Copilot datenschutzrechtlich der einfachere Weg. ChatGPT ist machbar, erfordert aber mehr Sorgfalt bei der Dokumentation.

    Einen guten Einstieg für die Prüfung bietet das KI-Merkblatt der WKO auf wko.at. Für eine verbindliche Einschätzung gilt: kein Artikel ersetzt einen Datenschutzbeauftragten oder die WKO-Rechtsberatung.

    Integration in österreichische Software-Stacks

    Viele österreichische KMU nutzen BMD NTCS, Sage 50 Österreich, DATEV (über den Steuerberater) oder branchenspezifische Lösungen. Die ehrliche Antwort vorweg: Weder Copilot noch ChatGPT integriert sich out-of-the-box in BMD oder Sage. Wer das erwartet, wird enttäuscht sein.

    Copilot bietet native Integration in das M365-Ökosystem — Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive. Eine direkte Schnittstelle zu BMD oder Sage gibt es nicht. Über Power Automate (ebenfalls Microsoft) können Brücken gebaut werden, das erfordert aber Konfigurationsaufwand und zumindest grundlegende IT-Kenntnisse.

    ChatGPT ist über die API erweiterbar. Mit Automatisierungstools wie Make oder n8n lassen sich Verbindungen zu externen Systemen herstellen. Einen Überblick über die Unterschiede dieser Tools liefert der Vergleich n8n vs. Zapier. Custom GPTs können mit eigenen Unternehmensdaten (Dateien, API-Endpunkte) angereichert werden — praktisch z. B. für standardisierte Angebotserstellung auf Basis eigener Preislisten.

    Was ist realistisch ohne IT-Abteilung? Power Automate-Integrationen und API-Anbindungen setzen technisches Know-how voraus. Für einen Kleinbetrieb ohne IT-Verantwortlichen sind beide Varianten ohne externe Unterstützung schwer umzusetzen. Der realistische Einstieg: Das Tool eigenständig für Kommunikation, Texte und interne Analysen nutzen — ohne Systemintegration.

    Welches Tool leistet was besser — Anwendungsfälle im Vergleich

    Texte schreiben & kommunizieren (E-Mails, Angebote, Berichte)

    Copilot schreibt direkt in Outlook und Word und kann dabei auf bestehende Dokumente und E-Mails zurückgreifen. Das ist praktisch, wenn Ihre Kommunikation standardisiert ist und Kontext aus bestehenden Dateien genutzt werden soll.

    ChatGPT ist flexibler in Stil und Format und liefert bei längeren, nuancierteren Texten auf Deutsch nach wie vor etwas bessere Qualität. Für einen ausführlichen Sprachvergleich empfiehlt sich der Praxistest Claude vs. ChatGPT.

    Fazit: Für Standardkommunikation im Büroalltag reicht Copilot — wenn Sie in Outlook leben. Für anspruchsvollere Texte, Angebote mit spezifischem Ton oder umfangreichere Dokumente gewinnt ChatGPT.

    Datenanalyse & Tabellenkalkulation

    Copilot in Excel analysiert direkt geöffnete Tabellen, erklärt Formeln, schlägt Pivot-Tabellen vor und beantwortet Fragen zu vorhandenen Daten — ohne Datei-Upload, direkt im Arbeitsblatt. Das ist besonders hilfreich, wenn dasselbe Excel täglich genutzt wird.

    ChatGPT (Advanced Data Analysis) erlaubt den Upload von Dateien und führt Python-basierte Analysen durch. Das ist mächtiger für einmalige, tiefere Auswertungen, aber weniger praktisch im täglichen Einsatz.

    Fazit: Copilot gewinnt bei regelmäßiger Excel-Nutzung. ChatGPT ist besser für einmalige Tiefenanalysen oder wenn man Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen will.

    Besprechungen & interne Kommunikation

    Hier hat Copilot einen klaren strukturellen Vorteil: Es erstellt Meeting-Zusammenfassungen direkt aus Teams-Sitzungen, listet Aktionspunkte auf und erlaubt es, Meetings nachzufragen — auch wenn man nicht dabei war. Voraussetzung ist, dass Teams aktiv für Meetings genutzt wird.

    ChatGPT hat keinen nativen Meeting-Kontext. Man kann ein Transkript manuell einfügen und zusammenfassen lassen, aber das ist ein manueller Schritt mehr.

    Fazit: Wenn Teams der primäre Kommunikationskanal ist, ist Copilot hier klar im Vorteil.

    Recherche & Wissensgenerierung

    ChatGPT mit aktivierter Web-Suche liefert aktuellere Informationen aus dem Internet und ist flexibler bei der Quellenauswahl. Für Marktrecherchen, Wettbewerbsanalysen oder aktuelle Themen ist das praktischer.

    Copilot mit Microsoft 365 Graph sucht in internen Dokumenten, E-Mails und SharePoint-Inhalten — und das ist ein echter Alleinstellungsmerkmal. Wenn Sie wissen wollen, was in einem Angebot aus 2023 stand oder welche Vereinbarung mit einem Kunden getroffen wurde, ist Copilot der einzige der beiden, der das aus Ihrer internen Datenbasis beantworten kann.

    Fazit: Externe Recherche gewinnt ChatGPT; internes Wissen findet Copilot.

    Onboarding & Schulungsaufwand — was auf Ihr Team zukommt

    Nicht-technische Mitarbeitende — eine Bürokauffrau in einem Handwerksbetrieb, ein Meister im Bauunternehmen — brauchen einen niedrigschwelligen Einstieg. Beide Tools haben Stärken und Tücken.

    Copilot: Die Lernkurve ist niedrig, wenn das Team bereits sicher mit M365 arbeitet. Der Chat-Assistent erscheint direkt in den vertrauten Oberflächen. Frustration entsteht aber schnell, wenn die M365-Struktur chaotisch ist — unbenannte Dokumente in OneDrive, keine einheitliche Ordnerstruktur, kaum SharePoint-Nutzung. Copilot spiegelt die Qualität Ihrer Datenbasis wider.

    ChatGPT: Das Interface ist intuitiver für Erstnutzer. Der Chat ist vertraut — ähnlich wie WhatsApp oder eine Suchmaschine. Die Schwäche liegt anderswo: Die Qualität der Antworten hängt stark von der Qualität der Anfrage ab. Wer nicht lernt, präzise zu formulieren („prompten“), bleibt weit unter den Möglichkeiten des Tools.

    Für beide Tools ist eine 2-stündige Einführung realistisch ansetzbar. Copilot braucht zusätzlich M365-Grundlagen — bei Mitarbeitenden, die SharePoint und Teams bislang mieden, kann das mehr Zeit beanspruchen.

    Hinweis: Schulungskosten für KI-Tools können im Rahmen österreichischer Förderungen (KMU.DIGITAL, aws, FFG) mitfinanziert werden. Details dazu finden Sie im KI-Förderungsüberblick Österreich 2026.

    Klare Empfehlung nach Unternehmenstyp

    Kein „es kommt drauf an“ — hier die direkte Einschätzung:

    Sie nutzen M365 aktiv (Teams, SharePoint, Outlook täglich im Einsatz) → Copilot testen. Voraussetzung ist eine gepflegte interne Datenstruktur. Ob Ihr Unternehmen dafür bereit ist, zeigt die Copilot-Checkliste.

    Sie haben kein M365 oder nutzen es nur für E-Mail → ChatGPT Team. Einfacher einstiegsfähig, keine zusätzliche Microsoft-Infrastruktur nötig, ähnliche Kosten.

    Sie sind EPU oder Freelancer → ChatGPT Plus. Rund 18 Euro/Monat, kein Mindestabo, sofort nutzbar. Der günstigste sinnvolle Einstieg in KI-Unterstützung.

    Handwerksbetrieb ohne digitale Prozesse → weder noch — zumindest nicht ohne vorherige Prozessaufnahme. Ein KI-Tool ohne klaren Anwendungsfall wird nicht genutzt. Das ist keine Frage der Motivation, sondern der Struktur.

    Dienstleistung mit viel Kundenkommunikation → ChatGPT Team. Für E-Mails, Angebote, Protokolle und Dokumentation ist ChatGPT flexibler und einstiegsfähiger.

    Handel mit internen Reports, Teams-Meetings und M365-Nutzung → Copilot als logische Erweiterung des bestehenden Setups.

    Praxis-Tipp — So starten Sie ohne Fehlinvestition

    Der häufigste Fehler österreichischer KMU beim KI-Einstieg: Ein Tool lizenzieren, ohne vorher zu wissen, wo im Prozess es helfen soll. „Einfach mal ausprobieren“ führt selten zu echter Nutzung — und fast nie zu nachweisbarem Nutzen.

    Bewährt hat sich ein Pilot mit 2–3 Nutzern und einem klar definierten Anwendungsfall. Nicht „KI für alles“, sondern „KI für die Angebotserstellung“ oder „KI für Meeting-Protokolle“.

    Checkliste vor der Kaufentscheidung:

    • Welche drei Aufgaben kosten mein Team täglich am meisten Zeit?
    • Nutzen wir M365 aktiv oder nur als E-Mail-Programm?
    • Haben wir jemanden, der die Einführung begleiten kann?
    • Sind unsere Daten so strukturiert, dass ein KI-Tool darauf zugreifen kann?

    Wenn mehr als zwei dieser Fragen unklar sind, ist eine strukturierte Analyse vor dem Tool-Kauf sinnvoller als ein direkter Lizenzabschluss.

    FAQ

    Kann ich Copilot auch ohne Microsoft 365 nutzen?

    Nein. M365 Copilot setzt eine Microsoft 365 Business Standard-Lizenz oder höher voraus. Die kostenlosen Copilot-Versionen im Browser oder in Windows sind separate Produkte mit deutlich eingeschränktem Funktionsumfang — sie greifen nicht auf Ihre Unternehmensdaten zu.

    Ist ChatGPT Team DSGVO-konform für österreichische Unternehmen?

    Nach aktueller Rechtslage ja — wenn der Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI abgeschlossen wurde, Standard Contractual Clauses greifen und die Verarbeitung im Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert ist. Daten werden bei Team-Abos nicht für Training verwendet. Für eine verbindliche Einschätzung empfiehlt sich die Beratung durch einen Datenschutzbeauftragten oder die WKO.

    Was kostet Copilot wirklich — all-in?

    Bei einem 5-Personen-Betrieb ohne M365: M365 Business Standard (ca. 12,50 €/User/Monat) + Copilot (ca. 30 €/User/Monat) = ca. 42,50 €/User/Monat, also rund 2.550 €/Monat für 5 User. Wer M365 bereits lizenziert hat, zahlt nur den Copilot-Aufpreis von ca. 1.800 €/Jahr für 5 User.

    Kann ChatGPT auf meine internen Dokumente zugreifen?

    Nicht automatisch. Sie können Dateien manuell hochladen oder Custom GPTs mit eigenen Daten anreichern. Eine automatische Verknüpfung mit Ihrer E-Mail, Ihrem Kalender oder SharePoint — wie Copilot sie bietet — gibt es bei ChatGPT nicht out-of-the-box.

    Welches Tool eignet sich besser für deutsche/österreichische Sprache?

    Beide Tools arbeiten auf hohem Niveau auf Deutsch. GPT-4o (ChatGPT) hat bei nuanciertem, stilistisch anspruchsvollem Schreiben einen leichten Vorsprung. Für Standardkommunikation im Büroalltag ist Copilot vollkommen ausreichend.

    Gibt es eine kostenlose Testphase für Copilot?

    Microsoft bietet gelegentlich Trial-Lizenzen für Copilot an — das Angebot variiert je nach Zeitpunkt und bestehendem Microsoft-Partnervertrag. Über einen Microsoft-Partner oder direkt über das Microsoft Admin Center können Testlizenzen angefragt werden.

    Nächste Schritte — Bevor Sie eine Lizenz kaufen

    Die Frage „Copilot oder ChatGPT?“ ist eigentlich die zweitrangige Entscheidung. Die erste Frage lautet: Wo in Ihrem Unternehmen bringt KI überhaupt etwas — und wo nicht?

    Viele KMU investieren in das falsche Tool, weil sie sich von Features leiten lassen statt von ihren eigenen Prozessen. Ein Unternehmen mit unstrukturierten Daten und keinem klaren Anwendungsfall wird mit beiden Tools wenig anfangen können.

    Das KI-Audit von Strukturaflow ist genau für diese Situation konzipiert: In 90 Minuten analysieren wir gemeinsam, welche Prozesse in Ihrem Betrieb für KI-Unterstützung geeignet sind — und welche nicht. Sie erhalten danach einen schriftlichen Report mit konkreten Handlungsempfehlungen, bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen.

    Wenn Sie nach diesem Artikel noch unsicher sind, ob Copilot, ChatGPT oder etwas ganz anderes der richtige nächste Schritt ist — dann ist das KI-Audit der richtige nächste Schritt. Kein Druck, keine Vorabverpflichtung.