Angebote werden manuell weitergeleitet, Tabellen täglich abgeglichen, Kundendaten von Hand zwischen Systemen kopiert — diese Routinen kosten in vielen KMU mehrere Stunden pro Woche und stehen seit Jahren auf der Liste der Dinge, die „irgendwann automatisiert werden sollen“. Mit n8n und Make gibt es zwei Tools, die genau das ermöglichen — ohne den Preis von Zapier und ohne Enterprise-IT-Abteilung.
Der Vergleich ist aber schwieriger als er aussieht. Beide Tools lösen ähnliche Probleme, aber für unterschiedliche Unternehmenstypen und Risikobereitschaften. Wer das falsche Tool wählt, verliert nicht nur Geld — sondern Wochen an Einarbeitungszeit und im schlechtesten Fall die DSGVO-Compliance.
Dieser Artikel listet keine Features auf. Er beantwortet stattdessen drei Fragen, die für ein KMU im deutschsprachigen Raum tatsächlich zählen: Was kostet es wirklich? Wie datenschutzkonform ist es? Und wie lange dauert es, bis die erste Automation läuft?
Was n8n und Make tatsächlich machen — in einem Satz erklärt
Beide Tools verbinden digitale Dienste nach dem Prinzip: Wenn in Tool A etwas passiert, reagiert Tool B automatisch darauf. Ein neues Formular wird ausgefüllt → eine Aufgabe wird in der Projektverwaltung angelegt. Eine Rechnung kommt per E-Mail → sie landet automatisch in der Buchhaltungssoftware. Ein Lead wird im CRM eingetragen → eine Willkommens-E-Mail geht raus.
Wer bereits KI-Tools im Einsatz hat, kann mit n8n oder Make gezielt Brücken zwischen diesen Diensten bauen und Medienbrüche eliminieren.
Der Unterschied zu Zapier: n8n und Make bieten deutlich mehr Flexibilität zu einem Bruchteil des Preises. Zapier ist einfacher zu bedienen, aber bei wachsender Nutzung schnell kostspielig. Genau deshalb ist der Vergleich n8n vs. Make heute die relevantere Entscheidung für KMU mit begrenztem IT-Budget.
Der grundlegende Unterschied zwischen den beiden:
- Make ist ein Cloud-SaaS-Produkt mit visuell ausgerichtetem Interface. Keine Installation, keine Serververantwortung, schneller Einstieg.
- n8n ist Open Source und kann selbst gehostet werden. Mehr Kontrolle, mehr Aufwand beim Setup, aber potenziell mehr Datenschutz und langfristig günstigere Betriebskosten.
Preisvergleich — was Sie bei wachsender Nutzung wirklich bezahlen
Make-Preismodell: Operations statt Workflows
Make rechnet nicht nach der Anzahl Ihrer Workflows, sondern nach „Operations“ — jedem einzelnen Schritt, den ein Workflow ausführt. Ein Workflow mit fünf Schritten kostet fünf Operations pro Ausführung.
Das klingt zunächst harmlos, kann sich aber summieren. Ein Beispiel: Ein KMU hat drei Workflows — Kontaktformular → CRM (4 Schritte), Rechnung → Buchhaltung (6 Schritte), Bestellbenachrichtigung → E-Mail (3 Schritte). Bei je 500 Ausführungen pro Monat ergeben sich rund 6.500 Operations monatlich.
Der kostenlose Free-Tier von Make umfasst 1.000 Operations pro Monat — für dieses Szenario also nicht ausreichend. Der nächste Plan (Core) liegt bei rund 10,59 € pro Monat für 10.000 Operations (Stand 2025, ohne Gewähr auf Aktualität). Für den Einstieg mit ein, zwei einfachen Workflows ist der Free-Tier durchaus realistisch nutzbar — aber sobald mehrere aktive Workflows laufen, ist ein kostenpflichtiger Plan fällig.
n8n-Preismodell: Cloud vs. Self-Hosting
n8n Cloud verwendet ein workflow-basiertes Modell: Sie bezahlen nach der Anzahl aktiver Workflows, nicht nach Einzelschritten. Für das gleiche Szenario mit drei Workflows liegt der Einstieg bei etwa 20 € pro Monat (Starter-Plan). Das ist vergleichbar mit Make, aber das Preismodell skaliert anders — bei komplexen Workflows mit vielen Schritten bleibt n8n Cloud günstiger.
Self-Hosting ist theoretisch kostenlos: Die Community Edition von n8n ist Open Source. Aber „kostenlos“ trifft nur auf die Lizenz zu. Hinzu kommen:
- Server-Kosten: Ein VPS bei einem europäischen Anbieter (z. B. Hetzner) kostet ab ca. 4–8 € pro Monat für eine brauchbare Konfiguration.
- Setup-Aufwand: Docker-Installation, Reverse Proxy, SSL-Zertifikat, Domain-Konfiguration — für jemanden ohne DevOps-Erfahrung realistisch 3–8 Stunden beim ersten Aufsetzen.
- Laufende Pflege: Updates einspielen, Backups überwachen, Fehler beheben — rechnen Sie mit 1–2 Stunden pro Monat. Mehr, wenn etwas schiefläuft.
Der Break-Even-Punkt gegenüber Make oder n8n Cloud liegt je nach Stundenansatz bei 15–20 aktiven Workflows oder ab einem Zeitraum von 12–18 Monaten mit stabilem Betrieb.
TCO-Tabelle: 12-Monate-Gesamtkosten für typisches KMU-Szenario
| Szenario | Make Cloud | n8n Cloud | n8n Self-Hosted |
|---|---|---|---|
| Kleinstbetrieb (1–2 einfache Workflows, ~200 Ausführungen/Monat) | 0–10 €/Monat (Free oder Core) | ~20 €/Monat (Starter) | ~5 €/Monat Server + 8–15 Std. Erstaufwand |
| Wachsendes KMU (5–10 Workflows, mittel komplex) | 30–50 €/Monat | 20–50 €/Monat | ~8 €/Monat Server + 2 Std./Monat Pflege |
| Intensiver Nutzer (20+ Workflows, hohe Ausführungszahl) | 100–300 €/Monat | 50–100 €/Monat | ~10–15 €/Monat Server + 3–5 Std./Monat |
Preisangaben basieren auf öffentlich verfügbaren Tarifen (Stand 2025) und sind ohne Gewähr. Bitte prüfen Sie aktuelle Preise direkt auf den Anbieter-Websites.
Fazit zum Preis: Für wenige, einfache Workflows ist Make günstiger einstiegen — der Free-Tier reicht aus. Bei wachsender Komplexität und Ausführungshäufigkeit dreht sich das Verhältnis. Wer die technischen Ressourcen hat, fährt mit n8n Self-Hosted langfristig günstiger.
DSGVO und Datenschutz — der Unterschied, der in Deutschland und Österreich zählt
Das ist der Abschnitt, den viele Vergleichsartikel weglassen. Für ein KMU, das mit Kundendaten, Bewerbungen oder Mandantenunterlagen arbeitet, ist er aber entscheidend.
Make ist ein US-amerikanisches Unternehmen (seit 2022 Teil von Celonis). Die Datenverarbeitung erfolgt standardmäßig auf Servern in den USA, eine EU-Datenzone ist als Option verfügbar. Make bietet Standardvertragsklauseln (SCCs) und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) an — beides sind akzeptierte DSGVO-Compliance-Instrumente. Dennoch: Nach der aktuellen Rechtslage bleibt bei US-Cloud-Diensten ein Restrisiko bestehen, solange kein vollständiger Angemessenheitsbeschluss vorliegt. Für personenbezogene Daten sollte in jedem Fall geprüft werden, ob die EU-Datenzone aktiviert und ein AVV abgeschlossen ist. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag KI DSGVO-konform einsetzen.
n8n Cloud wird häufig als datenschutzfreundlichere Alternative wahrgenommen — was so pauschal nicht stimmt. n8n Cloud läuft ebenfalls auf US-Infrastruktur (AWS), sofern kein EU-spezifischer Plan gewählt wurde. Der verbreitete Irrtum: „n8n ist Open Source, also DSGVO-konform.“ Open Source bedeutet Transparenz über den Code — nicht über die Infrastruktur des Cloud-Betriebs.
n8n Self-Hosted ist der einzige Ansatz, bei dem Daten den eigenen Server grundsätzlich nicht verlassen. Wenn der Server bei einem deutschen oder österreichischen Anbieter liegt, ist die Kontrolle über den Verarbeitungsort vollständig. Das ist ein echter Vorteil für Steuerberater, Arztpraxen, Personaldienstleister oder alle, die mit besonders sensiblen Kategorien personenbezogener Daten arbeiten.
Empfehlung nach aktueller Rechtslage: Wer mit Mandantendaten, Gesundheitsdaten oder Bewerbungsunterlagen automatisiert, sollte n8n Self-Hosted auf einem EU-Server prüfen — oder Make mit aktivierter EU-Datenzone und abgeschlossenem AVV. Das ist kein Rechtsrat; eine abschließende DSGVO-Prüfung mit einem Datenschutzbeauftragten bleibt Pflicht.
Lernkurve ehrlich gemessen — wie viel Zeit investieren Sie wirklich?
Make — visuell, intuitiv, aber mit versteckten Stolperfallen
Make wurde für nicht-technische Nutzer gebaut, und das merkt man. Die Oberfläche ist visuell, Module werden per Drag-and-Drop verbunden, und die Verbindung zu gängigen Diensten (Google, Slack, HubSpot, Shopify) ist in der Regel mit wenigen Klicks hergestellt.
Erste Automation für nicht-technische Nutzer: realistisch 1–3 Stunden — inklusive Account anlegen, ersten Workflow aufbauen, testen.
Wo es hakt: Sobald Daten transformiert werden müssen (z. B. ein Datumsformat anpassen, JSON-Felder auslesen, Bedingungen verschachteln), braucht es mehr Einarbeitung. Fehlerbehandlung — was passiert, wenn ein Schritt fehlschlägt? — ist in Make möglich, aber nicht selbsterklärend. Webhooks einzurichten erfordert etwas Verständnis für HTTP-Konzepte.
Geeignet für: Nutzerinnen und Nutzer, die schnell erste Ergebnisse sehen wollen und kein IT-Hintergrundwissen mitbringen.
n8n — mächtiger, aber mit steilerer Kurve
n8n ist funktional umfangreicher als Make. Das zeigt sich auch in der Lernkurve.
Erste Automation in n8n Cloud: realistisch 2–4 Stunden für nicht-technische Nutzer. Das Interface ist weniger intuitiv, die Terminologie technischer (Nodes, Expressions, Trigger), und die Fehlermeldungen sind mitunter kryptisch.
Self-Hosted Setup kommt noch obendrauf: Docker auf einem Server installieren, Reverse Proxy konfigurieren (z. B. nginx oder Caddy), SSL-Zertifikat einrichten. Für jemanden ohne Linux-Erfahrung sind das 3–8 Stunden — mit realistischem Troubleshooting auch mehr.
Wo es wirklich hakt: Die „Code-Nodes“ in n8n erlauben JavaScript direkt im Workflow — mächtig, aber nur sinnvoll für technisch versierte Nutzer. Die Expressions-Syntax (z. B. {{ $json["email"] }}) ist nicht selbsterklärend. Die Dokumentation ist primär auf Englisch; die deutschsprachige Community ist wachsend, aber kleiner.
Geeignet für: Nutzerinnen und Nutzer mit technischer Grundaffinität oder einem IT-nahen Mitarbeitenden im Team, der gelegentlich helfen kann.
Support und Community im deutschsprachigen Raum
Make hat eine deutschsprachige Dokumentation, ein aktives Forum und ein gewachsenes Partner-Netzwerk in der DACH-Region. Wer bei einem Problem nicht auf englischsprachige Community-Foren ausweichen möchte, findet bei Make kurzfristig mehr Anlaufstellen.
n8n hat eine aktive internationale Community (Forum, GitHub, Slack), und es gibt wachsende deutschsprachige Ressourcen auf YouTube und in spezialisierten Slack-Gruppen. Aber: Wer auf deutschsprachigen Support angewiesen ist, muss derzeit noch mehr selbst recherchieren.
Ehrliche Einschätzung: In der Einarbeitungsphase hat Make im deutschsprachigen Raum den praktischeren Support-Rückhalt.
Branchenspezifische Empfehlungen für DACH-KMU
Handwerksbetrieb und Dienstleister
Typische Automationen: Auftragseingang → Kalendertermin anlegen, Kundendaten → Buchhaltungssoftware übertragen, Bewertungsanfragen nach Auftragsabschluss versenden.
Diese Workflows sind eher einfach strukturiert, und die verarbeiteten Daten sind in der Regel keine hochsensiblen Kategorien. Hier überwiegen die Vorteile von Make: schneller Einstieg, keine Serververantwortung, kostenlos startbar.
Empfehlung: Make
Steuerberater, Kanzleien und Beratungsunternehmen
Mandantendaten sind schutzbedürftig — hier greift das DSGVO-Argument für Self-Hosted n8n mit voller Kontrolle über den Verarbeitungsort. Typische Automationen: Dokumentenablage automatisieren, Fristenmanagement, Mandanten-Onboarding-Prozesse strukturieren.
Voraussetzung: Ein IT-Partner oder IT-affiner Mitarbeitender, der das Self-Hosting übernimmt und wartet.
Wer keinen IT-Partner hat, aber trotzdem datenschutzkonform agieren will: Make mit EU-Datenzone, abgeschlossenem AVV und enger Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten ist eine vertretbare Alternative.
Empfehlung: n8n Self-Hosted (mit IT-Unterstützung) oder Make mit EU-Datenzone
Das Thema KI-Compliance in regulierten Berufen wird auch im Beitrag ChatGPT für Steuerberater in Österreich praxisnah behandelt.
Online-Händler und Einzelhandel mit E-Commerce-Anteil
Bestellbenachrichtigungen, Lagerwarnungen, Retourenverarbeitung, Bewertungsmanagement nach Kauf — diese Workflows sind oft eng mit Shopify, WooCommerce oder anderen Plattformen verknüpft.
Make hat hier native, ausgereifte Integrationen für die gängigen E-Commerce-Systeme und ist deutlich schneller einzurichten als n8n. Der Operations-Verbrauch bei E-Commerce-Workflows kann bei hohem Auftragsvolumen steigen — das sollte in der Kostenplanung berücksichtigt werden.
Empfehlung: Make
Agentur, Marketing und Kreativdienstleister
Lead-Nurturing, automatisiertes Reporting, Content-Verteilung auf mehrere Kanäle, CRM-Synchronisation — diese Workflows sind oft komplex und entwickeln sich mit dem Unternehmen weiter.
Hier ist die Empfehlung am wenigsten eindeutig. Kleinere Agenturen mit wenig technischem Hintergrund starten besser mit Make. Agenturen mit technisch affinem Team oder bestehender Serverinfrastruktur profitieren langfristig von n8n Cloud oder Self-Hosted — besonders wenn skalierbare, individuelle Logik gefragt ist.
Ein Hybridansatz — Make für schnelle öffentliche Integrationen, n8n intern für komplexere Prozesse — ist in dieser Branche am häufigsten sinnvoll.
Empfehlung: Make oder n8n Cloud, abhängig von Teamgröße und technischer Affinität
n8n + Make kombinieren — eine unterschätzte Strategie
Viele KMU sehen diese Entscheidung als Entweder-oder. Tatsächlich gibt es Szenarien, in denen beide Tools parallel Sinn ergeben.
Beispiel: Make verarbeitet Webformulare und Social-Media-Integrationen — also öffentlich zugängliche Daten ohne besonderen Schutzbedarf. n8n läuft intern auf einem EU-Server und verarbeitet sensible Prozesse wie Mandantenkorrespondenz oder Personaldaten.
Die Kosten bleiben überschaubar, weil jedes Tool nur dort eingesetzt wird, wo es seine Stärken ausspielt. Der Datenschutz wird gezielt gesteuert statt pauschal ignoriert oder übervorsichtig behandelt.
Wann das Sinn ergibt: Ab fünf oder mehr aktiven Workflows, wenn im Unternehmen deutlich unterschiedliche Datensensitivitätsstufen vorliegen.
Ein Hinweis zur Komplexität: Zwei Tools parallel zu betreiben bedeutet auch zwei Systeme zu überwachen, zu dokumentieren und zu warten. Das ist nur empfehlenswert, wenn klare Verantwortlichkeiten und eine schriftliche Workflow-Dokumentation vorhanden sind.
Migrations-Guide — von Make zu n8n (und zurück)
Von Make zu n8n
Die häufigsten Gründe für einen Wechsel: steigende Kosten durch das Operations-Modell bei intensiver Nutzung, wachsender Datenschutzbedarf, oder der Wunsch nach mehr Kontrolle über die eigene Infrastruktur.
Es gibt keine direkte Import-Funktion zwischen Make und n8n. Workflows müssen manuell nachgebaut werden. Was 1:1 übertragbar ist: die Logik, die Abfolge, die Bedingungen. Was neu aufgebaut werden muss: die Verbindungen zu externen Diensten (OAuth-Authentifizierungen, Webhooks, API-Konfigurationen).
Realistische Zeitschätzung pro Workflow: 1–3 Stunden — je nach Komplexität. Ein einfacher Drei-Schritte-Workflow ist in einer Stunde nachgebaut. Workflows mit mehreren Datentransformationen, Fehlerbehandlung und Schleifen können 3–5 Stunden kosten.
Von n8n zu Make
Der seltenere Weg, aber er kommt vor — meist wenn das Self-Hosting-Setup zu aufwendig wurde oder der technische Ansprechpartner das Unternehmen verlassen hat.
Hier gilt dasselbe: keine direkte Migration, manuelle Nachbauten, aber in der Regel einfachere Konfiguration durch die intuitiven Make-Module.
Praxis-Tipp, der häufig vergessen und immer bereut wird: Dokumentieren Sie Ihre Workflows schriftlich — Zweck, Auslöser, Schritte, beteiligte Systeme — bevor Sie eine Migration angehen. Wer das nicht tut, versteht nach sechs Monaten seinen eigenen Workflow nicht mehr und baut ihn von null auf.
Entscheidungshilfe — welches Tool ist das richtige für Sie?
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Kein technisches Vorwissen im Team | Make |
| DSGVO-kritische Daten (Mandanten, Bewerber, Gesundheit) | n8n Self-Hosted |
| Budget unter 30 €/Monat, wenige einfache Workflows | Make Free oder n8n Cloud Starter |
| Skalierbare, komplexe Automationen geplant | n8n |
| Schneller Start ohne Setup-Aufwand | Make |
| Langfristig Kosten minimieren, IT-Ressource vorhanden | n8n Self-Hosted |
| E-Commerce mit Shopify oder WooCommerce | Make |
| Sensible Prozesse intern, öffentliche Integrationen extern | Make + n8n kombiniert |
Es gibt keinen objektiven Gewinner. n8n ist mächtiger, kontrollierbarer und langfristig günstiger — aber nur für Unternehmen, die den Aufwand stemmen können oder wollen. Make ist der schnellere, niedrigschwelligere Einstieg — aber bei wachsender Nutzung teurer und mit weniger Datenschutzkontrolle.
Die richtige Wahl hängt von Ihrem Kontext ab, nicht von Feature-Listen.
Praxis-Tipp — bevor Sie mit der Automatisierung beginnen
Der häufigste Fehler ist nicht die falsche Tool-Wahl. Es ist, ein Tool zu wählen, bevor klar ist, was automatisiert werden soll.
Wer zuerst das Tool startet und dann schaut, was sich damit automatisieren lässt, baut digitalen Wildwuchs: Workflows, die niemand mehr versteht, die nie gewartet werden, und die im schlimmsten Fall fehlerhafte Daten produzieren.
Klären Sie zuerst:
- Welche Prozesse sollen automatisiert werden — und wer ist dafür verantwortlich?
- Welche Daten werden dabei verarbeitet — und wer darf sie berühren?
- Wo bestehen Datenschutzpflichten — DSGVO, Berufsgeheimnis, besondere Kategorien?
Wer seine Prozesse noch nicht dokumentiert hat, riskiert nicht nur schlechte Automationen — sondern auch, dass kritisches Wissen weiterhin im Kopf einzelner Mitarbeitender bleibt, statt im System. Wie das Ihr Unternehmen konkret kostet, beschreibt der Beitrag Wissen im Kopf statt im System.
Erst wenn diese Grundlagen stehen, ergibt die Tool-Entscheidung einen stabilen Boden.
Wenn Sie unsicher sind, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen sich für Automatisierung eignen — und ob n8n, Make oder ein ganz anderer Ansatz zu Ihrer Situation passt — ist genau das der Ausgangspunkt unseres KI-Audits.
Nächste Schritte
Die Entscheidung zwischen n8n und Make hängt letztlich von drei Faktoren ab: Wie datenschutzsensibel sind Ihre Prozesse? Wie viel Einarbeitungszeit können Sie investieren? Und wie entwickelt sich Ihr Nutzungsvolumen in den nächsten zwölf Monaten?
Wer diese drei Fragen beantworten kann, hat genug Grundlage für eine fundierte Tool-Entscheidung.
Bevor Sie Stunden in den Aufbau von Workflows investieren, lohnt sich eine strukturierte Bestandsaufnahme — nicht als Selbstzweck, sondern weil schlecht geplante Automationen mehr Arbeit schaffen als sie einsparen.
Beim KI-Audit von Strukturaflow analysieren wir gemeinsam in 30 Minuten, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen sich tatsächlich für Automatisierung eignen, welches Tool zu Ihrer Infrastruktur und Ihrem Datenschutzbedarf passt — und was Sie konkret als nächsten Schritt angehen sollten. Sie erhalten einen schriftlichen Report, den Sie intern weiternutzen können. Kein generisches Beratungsgespräch, sondern eine Analyse Ihres konkreten Unternehmens.